Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации необхоимо знать всем хозяйствующим субъектам, зарегистрированным в РФ, с целью осуществления операций, связанных с наличными средствами, требуется руководствоваться Порядком ведения кассовых операций, который утвержден Указанием Центробанка 11 марта 2014 г. N 3210-У.
Понятие «хозяйствующие субъекты» — это:
- юридические лица;
- субъекты малого предпринимательства (далее — СМП), определяемые на основании ФЗ от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ;
- физ. лица, зарегистрированные в качестве ИП;
Общие положения:
Условно все операции с наличными средствами можно подразделить на три основных шага:
- 1 шаг – это непосредственно прием-выдача средств с составлением требуемых кассовых документов.
- 2 шаг — организация сохранности денег в кассе.
- 3 шаг – проведение ревизии кассы для осуществления контроля за кассовой дисциплиной.
Действующий порядок делится на основной и упрощенный, применяемый только ИП и субъектами малого предпринимательства.
Обязанность за сопровождение денежных операций несет работник, назначенный приказом (далее — кассир).
С сотрудником необходимо заключить Договор о полной материальной ответственности. Предусмотрено право работать с наличностью руководителю учреждения и ИП. Право подписи финансовых документов предоставляется главному бухгалтеру или в случае отсутствия – руководителю учреждения.
[box type=»download»] Скачать образец типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности в формате .doc (Word) [/box]
Организация кассы
Для осуществления кассовых операций, организуется специальное помещение — касса.
Все операции, связанные с движением наличности, документально оформляются кассиром. Кассиру устанавливаются должностные обязанности, с которыми его необходимо ознакомить под личную подпись.
Составление кассовых документов может осуществляться:
- в рукописной форме;
- с использованием специальных программных средств;
[box type=»download»] При использовании программных средств необходимо обеспечить защиту от стороннего доступа к финансовой документации, исключить искажение и потерю данных путем их дублирования, архивирования.[/box]
Все кассовые документы подписываются должностными лицами собственноручно либо электронно-цифровой подписью, с соблюдением требований ФЗ от 06 апреля 2011 г. №63-ФЗ (в случае, если оформление документов осуществляется с использованием программных средств).
Учетной политикой учреждения, приказом либо другим распорядительным документом необходимо установить срок хранения кассовых документов. Как правило, на практике этот срок составляет 5 лет.
Кассовые документы
Первичные документы по движению наличности — приходный кассовый ордер (далее — ПКО) и расходный кассовый ордер (далее — РКО).
Это основа для ежедневного оформления Кассовой книги, куда заносится каждый ПКО и РКО.
В ПКО и РКО вносить исправления не разрешается.
Перечисленные документы можно не использовать СМП и ИП.
По итогу операционного дня рассчитывается сумма остатка по Кассовой книге, которая обязательно сверяется с фактическими денежными средствами. Кассовая книга проверяется главным бухгалтером (другим должностным лицом) на соответствие первичным документам, о чем делается пометка.
[box type=»download»] Если движения наличности не было, листы Кассовой книги не заполняются.[/box]
Прием наличности в кассу оформляется ПКО.
Кассиру необходимо проверить:
- Правильность заполнения ПКО на наличие всех обязательных реквизитов.
- Присутствие подписи главного бухгалтера (другого уполномоченного лица).
- Соответствие суммы, отраженной в ордере цифрами и прописью, а также сумме денежных средств, фактически сданных в кассу путем пересчета.
- Наличие приложенных к ПКО документов.
Необходимо принимать наличные так, чтобы вноситель мог свободно видеть все действия кассира.
В случае, если сумма внесенной наличности соответствует сумме в ПКО, кассир подписывает ордер, делает отметку в левой и правой части ордера «Получено» и отдает вносителю квитанцию.
В случае же, если сумма не совпадает с суммой в ПКО, кассир возвращает излишнюю сумму, либо предлагает довнести необходимую сумму в кассу. В ситуации, когда вноситель отказывается выполнить указанные действия, ПКО составляется на фактически полученную сумму средств.
Наличные средства выдаются на основании расчетно-кассовых документов:
- РКО;
- расчетно-платежных ведомостей;
- платежных ведомостей;
При поступлении вышеуказанных документов необходимо проверить:
- Правильность заполнения всех реквизитов.
- Присутствие подписи главного бухгалтера (уполномоченного должностного лица).
- Соответствие суммы, отраженной в РКО цифрами и прописью.
- Наличие приложенных документов.
Выдача наличности производится получателю по паспорту или доверенности. Если получение зарплаты осуществляется по доверенности, в ведомости напротив ФИО необходимо поставить отметку «По доверенности». Оригинал доверенности приложить к кассовым документам.
Если доверенность предназначена для нескольких выплат, необходимо сделать копии для приложений. Оригинал необходимо хранить в кассе, при истечении срока действия — приложить к кассовым документам.
Последовательность действий при выдаче наличности из кассы:
- Кассир подготавливает необходимую сумму.
- Передает получателю РКО для заполнения суммы прописью, даты получения и подписи.
Необходимо пересчитывать денежную наличность так, чтобы за действиями кассира можно было наблюдать.
[box type=»download»] После проставления суммы прописью, подписи и даты, и передачи денег получателю, претензии по недостачи денежных средств не принимаются. По завершении процесса кассир подписывает расчетно-кассовые документы, ставит отметку «Оплачено».[/box]
Лимит остатка кассы
С целью обеспечения кассовой дисциплины, учреждения обязаны сделать расчет лимита остатка кассы — максимального размера наличности, которая допускается к хранению в кассе. Расчет производится самостоятельно по специальной формуле. Полученный результат закрепляется в Учетной политике либо оформляется приказом.
ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы.
Денежную наличность, превышающую утвержденный остаток, надо своевременно зачислять на банковский счет.
Допускается превышение лимита кассы только в период выплаты зарплаты и в выходные дни, в случае осуществления финансовой деятельности.
Штрафы за сверхлимит определены в границах от 40 до 50 тыс. руб. Практический совет: ограничение по лимиту остатка можно обойти, если выдать излишек в подотчет.
Формула расчета лимита
Законодательно закреплено 2 варианта:
- По размеру поступлений наличности.
- По сумме выдаваемой наличности.
Заново образованные учреждения берут для расчета плановый размер поступлений.
Формула для размера поступлений наличности: L= V/P * NC, где:
- L — лимит остатка кассы.
- V — размер поступлений наличных.
- P — период в днях (не более 92 рабочих дней), за который берется размер поступлений. Целесообразно брать периоды пиковых поступлений наличности.
- NC- количество дней между сдачей в банк наличности (не больше 7-ми раб. дней).
Заново образованные учреждения берут плановый размер выдачи наличных.
Формула для суммы выдаваемой наличности: L=R/H*Nn, где:
- L — лимит остатка кассы.
- R — сумма выдаваемой наличности. Исключение — суммы, предусмотренные для выплат зарплаты и на социальные выплаты сотрудникам.
- P — период, за который берется сумма выдаваемой наличности. Целесообразно брать дни пиковых выдач наличных денег (не больше 92-х раб. дня).
- Nn- дни между снятием наличности со счета. Исключается период, когда производится выдача зарплаты и социальные выплаты (не может быть больше 7-ми раб. дней).
[box type=»download»] Порядком ведения кассовых операций не оговаривается необходимость пересмотра лимита кассы. Данное решение остается за руководителем.[/box]
Кассовые операции
Указание Центробанка от 07 октября 2013 г. № 3073-У содержит следующее требование: все хозяйствующие субъекты не могут расходовать наличность без занесения на свой расчетный счет.
Исключением являются:
- выдача на нужды ИП;
- для выплаты зарплаты и других аналогичных платежей;
- выдача денег в подотчет;
- выплаты страховых возмещений физлицам;
- оплата товаров (работ, услуг), исключение — покупка ценных бумаг;
- возврат за оплаченные ранее и возвращенные товары (работы, услуги);
Необходимо принять во внимание: по вышеуказанному списку требуется не превышать предел сто тысяч рублей по одной сделке. Исключение — сделки с физлицами.
Указание N 3210-У устанавливает единый Порядок ведения кассовых операций. Действует с июля 2014г. Исключение абз. 5 п. 4 — введен в действие с января 2015г.