Порядок и правила ведения кассовых операций в Российской Федерации

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации необхоимо знать всем хозяйствующим субъектам, зарегистрированным в РФ, с целью осуществления операций, связанных с наличными средствами, требуется руководствоваться Порядком ведения кассовых операций, который утвержден Указанием Центробанка 11 марта 2014 г. N 3210-У.

Понятие «хозяйствующие субъекты» — это:

• юридические лица;
• субъекты малого предпринимательства (далее — СМП), определяемые на основании ФЗ от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ;
• физ. лица, зарегистрированные в качестве ИП;

Общие положения:

Условно все операции с наличными средствами можно подразделить на три основных шага:

1. 1 шаг – это непосредственно прием-выдача средств с составлением требуемых кассовых документов.
2. 2 шаг — организация сохранности денег в кассе.
3. 3 шаг – проведение ревизии кассы для осуществления контроля за кассовой дисциплиной.

Действующий порядок делится на основной и упрощенный, применяемый только ИП и субъектами малого предпринимательства.

Обязанность за сопровождение денежных операций несет работник, назначенный приказом (далее — кассир).

С сотрудником необходимо заключить Договор о полной материальной ответственности. Предусмотрено право работать с наличностью руководителю учреждения и ИП. Право подписи финансовых документов предоставляется главному бухгалтеру или в случае отсутствия – руководителю учреждения.

[box type=»download»] Скачать образец типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности в формате .doc (Word) [/box]

Организация кассы

Для осуществления кассовых операций, организуется специальное помещение — касса.

Все операции, связанные с движением наличности, документально оформляются кассиром. Кассиру устанавливаются должностные обязанности, с которыми его необходимо ознакомить под личную подпись.

Составление кассовых документов может осуществляться:

• в рукописной форме;
• с использованием специальных программных средств;

[box type=»download»] При использовании программных средств необходимо обеспечить защиту от стороннего доступа к финансовой документации, исключить искажение и потерю данных путем их дублирования, архивирования.[/box]

Все кассовые документы подписываются должностными лицами собственноручно либо электронно-цифровой подписью, с соблюдением требований ФЗ от 06 апреля 2011 г. №63-ФЗ (в случае, если оформление документов осуществляется с использованием программных средств).
Учетной политикой учреждения, приказом либо другим распорядительным документом необходимо установить срок хранения кассовых документов. Как правило, на практике этот срок составляет 5 лет.

Кассовые документы

Первичные документы по движению наличности — приходный кассовый ордер (далее — ПКО) и расходный кассовый ордер (далее — РКО).

Это основа для ежедневного оформления Кассовой книги, куда заносится каждый ПКО и РКО.

В ПКО и РКО вносить исправления не разрешается.

Перечисленные документы можно не использовать СМП и ИП.

По итогу операционного дня рассчитывается сумма остатка по Кассовой книге, которая обязательно сверяется с фактическими денежными средствами. Кассовая книга проверяется главным бухгалтером (другим должностным лицом) на соответствие первичным документам, о чем делается пометка.

[box type=»download»] Если движения наличности не было, листы Кассовой книги не заполняются.[/box]

Прием наличности в кассу оформляется ПКО.

Кассиру необходимо проверить:

1. Правильность заполнения ПКО на наличие всех обязательных реквизитов.
2. Присутствие подписи главного бухгалтера (другого уполномоченного лица).
3. Соответствие суммы, отраженной в ордере цифрами и прописью, а также сумме денежных средств, фактически сданных в кассу путем пересчета.
4. Наличие приложенных к ПКО документов.

Необходимо принимать наличные так, чтобы вноситель мог свободно видеть все действия кассира.

В случае, если сумма внесенной наличности соответствует сумме в ПКО, кассир подписывает ордер, делает отметку в левой и правой части ордера «Получено» и отдает вносителю квитанцию.

В случае же, если сумма не совпадает с суммой в ПКО, кассир возвращает излишнюю сумму, либо предлагает довнести необходимую сумму в кассу. В ситуации, когда вноситель отказывается выполнить указанные действия, ПКО составляется на фактически полученную сумму средств.

Наличные средства выдаются на основании расчетно-кассовых документов:

• РКО;
• расчетно-платежных ведомостей;
• платежных ведомостей;

При поступлении вышеуказанных документов необходимо проверить:

1. Правильность заполнения всех реквизитов.
2. Присутствие подписи главного бухгалтера (уполномоченного должностного лица).
3. Соответствие суммы, отраженной в РКО цифрами и прописью.
4. Наличие приложенных документов.

Выдача наличности производится получателю по паспорту или доверенности. Если получение зарплаты осуществляется по доверенности, в ведомости напротив ФИО необходимо поставить отметку «По доверенности». Оригинал доверенности приложить к кассовым документам.

Если доверенность предназначена для нескольких выплат, необходимо сделать копии для приложений. Оригинал необходимо хранить в кассе, при истечении срока действия — приложить к кассовым документам.

Последовательность действий при выдаче наличности из кассы:

1. Кассир подготавливает необходимую сумму.
2. Передает получателю РКО для заполнения суммы прописью, даты получения и подписи.

Необходимо пересчитывать денежную наличность так, чтобы за действиями кассира можно было наблюдать.

[box type=»download»] После проставления суммы прописью, подписи и даты, и передачи денег получателю, претензии по недостачи денежных средств не принимаются. По завершении процесса кассир подписывает расчетно-кассовые документы, ставит отметку «Оплачено».[/box]

Лимит остатка кассы

С целью обеспечения кассовой дисциплины, учреждения обязаны сделать расчет лимита остатка кассы — максимального размера наличности, которая допускается к хранению в кассе. Расчет производится самостоятельно по специальной формуле. Полученный результат закрепляется в Учетной политике либо оформляется приказом.

ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы.

Денежную наличность, превышающую утвержденный остаток, надо своевременно зачислять на банковский счет.

Допускается превышение лимита кассы только в период выплаты зарплаты и в выходные дни, в случае осуществления финансовой деятельности.

Штрафы за сверхлимит определены в границах от 40 до 50 тыс. руб. Практический совет: ограничение по лимиту остатка можно обойти, если выдать излишек в подотчет.

Формула расчета лимита

Законодательно закреплено 2 варианта:

1. По размеру поступлений наличности.
2. По сумме выдаваемой наличности.

Заново образованные учреждения берут для расчета плановый размер поступлений.

Формула для размера поступлений наличности: L= V/P * NC, где:

1. L — лимит остатка кассы.
2. V — размер поступлений наличных.
3. P — период в днях (не более 92 рабочих дней), за который берется размер поступлений. Целесообразно брать периоды пиковых поступлений наличности.
4. NC- количество дней между сдачей в банк наличности (не больше 7-ми раб. дней).

Заново образованные учреждения берут плановый размер выдачи наличных.

Формула для суммы выдаваемой наличности: L=R/H*Nn, где:

1. L — лимит остатка кассы.
2. R — сумма выдаваемой наличности. Исключение — суммы, предусмотренные для выплат зарплаты и на социальные выплаты сотрудникам.
3. P — период, за который берется сумма выдаваемой наличности. Целесообразно брать дни пиковых выдач наличных денег (не больше 92-х раб. дня).
4. Nn- дни между снятием наличности со счета. Исключается период, когда производится выдача зарплаты и социальные выплаты (не может быть больше 7-ми раб. дней).

[box type=»download»] Порядком ведения кассовых операций не оговаривается необходимость пересмотра лимита кассы. Данное решение остается за руководителем.[/box]

Кассовые операции

Указание Центробанка от 07 октября 2013 г. № 3073-У содержит следующее требование: все хозяйствующие субъекты не могут расходовать наличность без занесения на свой расчетный счет.

Исключением являются:

• выдача на нужды ИП;
• для выплаты зарплаты и других аналогичных платежей;
• выдача денег в подотчет;
• выплаты страховых возмещений физлицам;
• оплата товаров (работ, услуг), исключение — покупка ценных бумаг;
• возврат за оплаченные ранее и возвращенные товары (работы, услуги);

Необходимо принять во внимание: по вышеуказанному списку требуется не превышать предел сто тысяч рублей по одной сделке. Исключение — сделки с физлицами.

Указание N 3210-У устанавливает единый Порядок ведения кассовых операций. Действует с июля 2014г. Исключение абз. 5 п. 4 — введен в действие с января 2015г.