Как правильно вести кассовую книгу? Подробная инструкция

Любая организация имеет дело с деньгами, а именно поэтому каждая из них должна уделять особое внимание финансовым отчетам и другим экономическим показателям. Одним их главных вариантов отчетности является кассовая книга. Ее ведение становится обязательным для всех организаций, а потому возникает все больше и больше вопросов как правильно ее использовать. Давайте разберемся в том, что это такое, и как правильно ее вести.

Заполнение кассовой книги

Определение и образец

Итак, кассовая книга – это бухгалтерский документ, который содержит в себе все финансовые операции фирм, будь то доходы или расходы, все должно отображаться в ней.

Обязательное ее присутствие требуется на всех предприятиях, которые имеют кассовые аппараты.

Любая организация имеет дело с деньгами, а именно поэтому каждая из них должна уделять особое внимание финансовым отчетам и другим экономическим показателям. Одним их главных вариантов отчетности является кассовая книга. Ее ведение становится обязательным для всех организаций, а потому возникает все больше и больше вопросов как правильно ее использовать. Давайте разберемся в том, что это такое, и как правильно ее вести.

Некоторые считают, что если их фирма работает с упрощенной системой налогов, данная книга не является для нее обязательной. Но они ошибаются, закон четко регламентирует этот документ как обязательный на каждом предприятии. Так, закон предусматривает четкую форму ее ведения, которая была принята еще в 1998 году, и до сегодня остается прописана в форме КО-4.

Важно знать, что документ и правда является обязательным и должен вестись в связи со всеми правилами, потому как именно он достаточно часто проверяется налоговиками или другими проверками.

Согласно закону, каждая организация должна иметь свою книгу, но все дело в том, что некоторые имеют их сразу несколько. В чем же причина? Если предприятие достаточно большое и содержит множество подразделений, могут вестись сразу несколько кассовых книг, в каждом из них, для удобства введения подсчетов. Даже главное учреждение не может затребовать передачи оригиналов этой книги, максимум, что ему предоставят, это копии из этого документа. Так, все остатки или недочеты будут отмечены и в будущем учтены в общем балансе предприятия.

Скачать образец кассовой книги в формате .doc (Word) 

Как вести?

Кассовая книгаДанный отчетный документ представляет собой четкую книгу по поводу отдельных данных. Так все доходы и расходы фирмы за один день должны быть четко вписаны на одной странице.

Для каждого листа есть свои линии отрыва. Одна его часть предназначена для кассира и его отчетности. Вторая же для внесения записей в книгу.

Так, его можно согнуть и заполнить две части одинаково, после чего разрезав его по линии отрыва. Первая часть его подшивается обратно, а вот вторая идет в отчеты кассира, в которые кроме этого входят – ордера о доходах и расходах, выписки из документов, расписка, документы на заработную плату и т.д.

В кассовой книге существует несколько полей, которые заполняются следующим образом:

  1. «Сумма в начале дня» — тут пишется сумма денег, которая у вас есть на начало дня, ее можно переписать с предыдущей страницы в сумме остатка дня.
  2. «Индивидуальный номер документа» — точный номер отчетного документа о расходах или доходах.
  3. 2 графа – нужно внести всю информацию с документа, особенно тщательно необходимо отнестись сумме, и внести ее до копеек, ничего не округляя.
  4. Если вы вносите корректирующий счет, тогда запомните следующие значения – 51 – расчетный счет, 63 – заказчики и покупатели, 70 – зарплата, 71 – подотчет. Данные относятся только к юридическим документам.
  5. «Перенос» — подводится итог всех проведенных операций за день, а после этого отчет подчеркивается буквой Z.

Так, для того чтобы посчитать сумму на конец дня, вам потребуется взять сумму на начало дня, прибавить к ней доходы фирмы и отнять расходы.

После того как все будет проверено главный бухгалтер и кассир должен закрепить документ своими подписями.

Ошибок в данном документе быть не должно. Так как даже самое маленькое исправление будет считаться нарушением закона. А потому, наказать могут как кассира, вносившего данные, так и всех остальных, кто эти данные проверял.

Кто должен вести?

Оформление кассовой книгиРанее, введением данной книги занимались повсеместно все организации, от огромных предприятий, до маленьких фирм, но 11 марта 2014 года Центральный Банк ввел закон о том, что ИП могут отказаться от ведения данной подотчетности.

Так, если раньше они вели их наравне с юридическими лицами, то теперь индивидуальные предприниматели и малый бизнес должны иметь только отчетные ведомости и то, если они выплачивают заработные платы или другие деньги своим сотрудникам или любым другим физическим лицам. То есть, если они имеют дело с наличными деньгами.

Данный закон не обязывает индивидуальных предпринимателей не вести данную документацию, просто теперь ее введение стало необязательным. Так, в случае какой-либо проверки ИП и малых предприятий больше не будут предоставлять кассовую книгу и не смогут быть оштрафованы в случае если у них ее не окажется. Потому, если в являетесь частным предпринимателем, и данная книга помогает вам в расчетах, то можете смело оставлять её для своего удобства.

Данные в книгу вносит кассир, когда ему приносят все данные о доходах и расходах фирмы. Так, для каждого документа будет отдельная запись в кассовой книге, так как после окончания каждого дня кассир должен будет сверить все документы с кассовой книгой, а после этого просчитать прибыть или дефицит, который возник за сегодняшний день. После этого то, что насчитает кассир сверяется с тем что находится в кассе.

Всю книгу должен будет проверить главный бухгалтер, причем сверяя данные со всеми вхождениями и расходами. Даже если целый день сумма расходов или доходов не менялась, то просто необходимо перенести вчерашние цифры на новый день. Ошибок в данном документе быть не должно. Так как даже самое маленькое исправление будет считаться нарушением закона.

Как оформить?

Заполнение кассовой книгиВ 1993 году в Центральном Банке был утвержден закон о порядках заполнения кассовых книг, и с того времени инструкция 157 регламентирует все действия по этому поводу, вплоть до того, что все организации, которые имеют контрольно-кассовый аппарат обязаны иметь и кассовые книги.

Единственное, это не касается индивидуальных предприятий и организаций малого бизнеса.

Согласно законам Российской Федерации кассовые книги должны быть оформлены в соответствии со следующим порядком:

  • прошнурованная книга;
  • пронумерованные страницы;
  • скреплена печатью;
  • записи осмотрены и проверены главным бухгалтером и начальником организации;

Так, кассовой книги должно хватать на год, заполняя каждый день соответствующую страницу. После завершения этого года, необходимо купить новую кассовую книгу. Книга может выглядеть как журнал и содержать от 50 до 100 листов.

Если кассовую книгу используют для большого предприятия и их расходы достаточно велики, тогда одной книги может просто не хватить на год. В таком случае необходимо купить новую и продолжить в ней. Но, обратите внимание, что если вы используете несколько кассовых книг для одного года, то сверху требуется проставить четкий промежуток времени, когда она была использована.

Титульный лист кассовой книги тоже должен быть оформлен соответствующим образом.

Так, на нем должны быть следующие данные:

  • общеклинический классификатор предприятий и организаций – а точнее номер именно вашей фирмы;
  • инициалы и основные данные об объекте: если кассовая книга принадлежит индивидуальному предпринимателю;
  • период, за который ведется данная отчетность;
  • название учреждения или его отдельной части, филиала, в которой ведется данная книга;

Оставить комментарий

очиститьОтправить